Polityka prywatności
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest R&L sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (ul. Marcina Kasprzaka 31/119, 01-234 Warszawa), wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001238807, NIP 5273217497, REGON 544629001 („Administrator”, „my”). Kontakt w sprawach danych osobowych: info@automatics.pro, tel. +48 793 996 171, lub pisemnie na adres siedziby.
Polityka dotyczy serwisu automatics.pro, w tym sklepu internetowego, oraz kontaktu z nami. Stosujemy rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
2. Jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie
| Cel | Dane | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
| Zapewnienie działania i bezpieczeństwa serwisu (logi serwera, ochrona przed nadużyciami i botami) | adres IP, data i godzina, żądany adres, kod odpowiedzi, typ przeglądarki | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes: bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć | do 14 dni (automatyczne usuwanie), chyba że dane są potrzebne do wyjaśnienia incydentu |
| Prowadzenie koszyka i formularza zamówienia | zawartość koszyka, wybrany kraj dostawy, waluta, widok cen netto/brutto, identyfikator koszyka (store_session) | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy | koszyk — 30 dni od ostatniej zmiany (ważność store_session); ustawienia — 365 dni |
| Zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży (zamówienie, płatność, dostawa, kontakt w sprawie zamówienia, wycena indywidualnej dostawy) | imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres dostawy lub wybrany Paczkomat, dane firmy (nazwa, NIP/numer VAT UE, adres), zamówione towary, kwoty, status płatności | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | przez czas wykonania umowy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
| Konto Klienta (jeżeli z niego korzystasz) | e-mail, dane do zamówień, historia zamówień | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | do usunięcia konta; dane zamówień — jak w wierszu wyżej |
| Weryfikacja numeru VAT UE w systemie VIES i ustalenie właściwej stawki VAT | numer NIP/VAT UE, nazwa i adres firmy, wynik i data sprawdzenia | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami o podatku od towarów i usług | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (jako część dokumentacji podatkowej) |
| Rozpatrywanie odstąpień od umowy i reklamacji | dane z zamówienia, treść zgłoszenia, zdjęcia, numer rachunku do zwrotu | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki z ustawy o prawach konsumenta i Kodeksu cywilnego); art. 6 ust. 1 lit. b RODO | do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
| Obowiązki księgowe i podatkowe (faktury, w tym KSeF) | dane z faktur i dokumentów księgowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Odpowiedź na wiadomość, zapytanie ofertowe, przesłany projekt lub zestawienie z konfiguratora | imię i nazwisko, e-mail, telefon, firma, treść wiadomości i załączniki | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prowadzenie korespondencji | do 3 lat od zakończenia korespondencji |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | dane niezbędne w danej sprawie | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do przedawnienia roszczeń |
| Analityka i marketing (tylko jeśli w przyszłości je włączymy) | identyfikatory cookie, dane o korzystaniu z serwisu | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda | do wycofania zgody |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych w formularzu zamówienia jako wymagane nie możemy zawrzeć ani wykonać umowy, a bez danych kontaktowych — odpowiedzieć na zapytanie. Nie wysyłamy informacji handlowych bez Twojej odrębnej zgody.
3. Zamówienia i system CRM
Zamówienia, dane Klientów, korespondencję w sprawie zamówień, wyniki weryfikacji VIES i dokumenty sprzedaży obsługujemy we własnym systemie CRM. System działa na naszym serwerze w centrum danych OVH na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego i jest dostępny wyłącznie dla upoważnionych osób. Powiadomienia o zamówieniu wysyłamy e-mailem z naszej poczty.
4. Weryfikacja VIES
Jeżeli kupujesz jako firma z innego państwa Unii Europejskiej, sprawdzamy podany numer VAT UE w systemie VIES (VAT Information Exchange System) prowadzonym przez Komisję Europejską we współpracy z administracjami podatkowymi państw członkowskich. Do systemu przekazujemy numer VAT UE i kod kraju; w odpowiedzi otrzymujemy potwierdzenie ważności numeru, a niekiedy nazwę i adres firmy. Wynik i datę sprawdzenia zapisujemy jako dowód dla celów podatkowych.
Wynik sprawdzenia ma znaczenie dla zastosowania stawki 0% (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów) — wyłącznie wtedy, gdy Sprzedawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE do transakcji wewnątrzwspólnotowych; do tego czasu stosujemy polską stawkę VAT. Jeżeli numer nie zostanie potwierdzony, a uważasz, że jest ważny, napisz do nas — sprawdzimy go ponownie z udziałem pracownika.
5. Dostawa InPost i mapa Paczkomatów
Aby doręczyć zamówienie, przekazujemy InPost sp. z o.o. (Kraków) dane niezbędne do nadania i doręczenia przesyłki: imię i nazwisko, telefon, e-mail, adres dostawy albo kod wybranego Paczkomatu. InPost przetwarza te dane jako odrębny administrator na zasadach własnej polityki prywatności (inpost.pl).
Mapa wyboru Paczkomatu (InPost Geowidget) ładuje się wyłącznie na etapie wyboru dostawy w formularzu zamówienia, po wybraniu dostawy do Paczkomatu. Dopiero wtedy Twoja przeglądarka łączy się z serwerami InPost, które otrzymują Twój adres IP i informacje techniczne o przeglądarce, a także — jeżeli na to pozwolisz w przeglądarce — przybliżoną lokalizację do wyszukania najbliższych automatów. Na pozostałych stronach serwisu skrypty InPost nie są ładowane.
6. Konfigurator — dane pozostają w Twojej przeglądarce
Projekty tworzone w konfiguratorach zapisują się wyłącznie w pamięci Twojej przeglądarki (localStorage). Nie przesyłamy ich na nasz serwer i ich nie widzimy. Otrzymamy zestawienie tylko wtedy, gdy sam je wyślesz, np. przyciskiem „Wyślij zapytanie”. Dane usuniesz, kasując projekt w konfiguratorze lub czyszcząc dane witryny w przeglądarce.
7. Pliki cookie i podobne technologie
Używamy wyłącznie niezbędnych plików cookie i pamięci przeglądarki, bez których serwis i sklep nie mogą działać. Zgodnie z art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej nie wymagają one zgody, ale informujemy o nich:
- store_session (plik cookie) — identyfikator koszyka; ustawiany po pierwszym dodaniu towaru do koszyka, pozwala zapamiętać jego zawartość i przeprowadzić zamówienie (30 dni);
- ap_country, ap_cur, ap_vat (pliki cookie) — wybrany kraj dostawy, waluta oraz widok cen netto/brutto; ustawiane tylko wtedy, gdy sam zmienisz to ustawienie (365 dni);
- ap_consent (pamięć przeglądarki localStorage, nie plik cookie) — Twój wybór w banerze zgody (365 dni);
- apro_cfg_current, apro_cfg_projects (pamięć przeglądarki localStorage) — projekty z konfiguratora (do czasu ich usunięcia).
Sklep nie ustawia innych plików cookie. Czcionki hostujemy na własnym serwerze. Nie używamy obecnie narzędzi analitycznych ani marketingowych; jeżeli je włączymy, uruchomią się wyłącznie po Twojej zgodzie wyrażonej w banerze. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać linkiem „Ustawienia cookies” w stopce; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Mapa Paczkomatów InPost opisana w pkt 5 ładuje się tylko na etapie dostawy.
8. Odbiorcy danych
Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które pomagają nam prowadzić działalność, na podstawie umów powierzenia lub jako odrębnym administratorom:
- OVH SAS (Francja) — hosting serwisu, sklepu, systemu CRM i poczty e-mail (podmiot przetwarzający);
- InPost sp. z o.o. — doręczenie przesyłek i mapa Paczkomatów (odrębny administrator);
- bank prowadzący nasz rachunek — w zakresie danych z przelewu (odrębny administrator);
- Komisja Europejska i administracje podatkowe państw UE — w zakresie weryfikacji VIES;
- Szef Krajowej Administracji Skarbowej — faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF);
- biuro rachunkowe — obsługa księgowa;
- producenci i dystrybutorzy towarów — wyłącznie gdy jest to niezbędne do realizacji zamówienia lub reklamacji (np. numer zamówienia, opis wady), co do zasady bez danych osobowych Klienta;
- organy publiczne — gdy wymagają tego przepisy prawa.
Nie sprzedajemy danych osobowych i nie przekazujemy ich poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeśli w przyszłości byłoby to konieczne, zastosujemy zabezpieczenia z rozdziału V RODO (np. standardowe klauzule umowne) i zaktualizujemy tę politykę.
9. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie. Prawo do usunięcia nie obejmuje danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów (np. faktur). Aby skorzystać z praw, napisz na info@automatics.pro. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.
Masz też prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
10. Zautomatyzowane decyzje i bezpieczeństwo
Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Wynik automatycznej weryfikacji VIES może wpływać na stawkę VAT; na Twoje żądanie sprawdzimy go z udziałem pracownika (pkt 4). Wyniki konfiguratora są obliczeniami pomocniczymi. Stosujemy szyfrowane połączenie (HTTPS/HSTS), ograniczony dostęp do serwera i systemu CRM oraz minimalny zakres zbieranych danych.
11. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się sposoby przetwarzania danych (np. nowe sposoby płatności lub dostawy, włączenie analityki). Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie. Zobacz także Regulamin sklepu i Regulamin serwisu.